領収書をなくしたら経費にできない？取引記録を残す7項目

こんにちは、税理士のきいちゃんです。

先に結論です。領収書をなくしただけで、その支出が自動的に必要経費から外れるわけではありません。ただし、支払った事実と仕事との関係を説明できる別の資料を集め、日付・相手先・内容・金額を帳簿に残す必要があります。自分で作るメモだけで済ませず、カード明細、銀行記録、注文履歴など、第三者が確認できる記録を組み合わせてください。

最初に、再発行できるかを確認する

なくしたと気づいたら、まず支払先に領収書や利用明細の再発行ができるかを確認します。ネット通販なら購入履歴や会員ページから領収書を出せることがあります。交通機関、宿泊施設、会議室なども、予約番号や利用日が分かれば利用証明を案内してもらえる場合があります。

同じ支払いについて二重の領収書が残ることを避けるため、再発行の表示や扱いは相手先ごとに異なります。「再発行はできない」と言われたときは、その回答もメールなど記録が残る形で保管しておくと、後から経緯を説明しやすくなります。

集めたい代替資料は、支払方法で変わる

カードや電子決済で払ったとき

カード利用明細、決済アプリの履歴、注文確認メール、納品書を一緒に保存します。カード明細だけでは、店名と総額しか分からず、何を買ったかまで確認できないことがあります。商品名や用途が分かる購入履歴を添えて、帳簿の摘要にも仕事との関係を短く記録します。

振込や口座振替で払ったとき

銀行の入出金明細に加え、請求書、契約書、申込画面、相手先とのメールを保存します。振込先名だけでは支出内容が分からないため、「九月分の外注費」「打合せ会場代」のように対象を結び付けます。振込手数料も、本体の支払いと分けて記録すると照合しやすくなります。

現金で払ったとき

現金は通帳やカードの記録が残らないため、ほかの支払方法より説明材料が少なくなります。店の再発行が難しければ、当日の予約メール、参加案内、納品物、交通経路、同席者との連絡などを集めます。何も残っていない状態で、記憶だけを頼りに金額を作らないでください。

記録する7項目と、国税庁の案内

国税庁は、個人で事業を行う方について、収入や経費の取引年月日、相手方の名称、金額などを帳簿に記載し、請求書や領収書などを整理して保存するよう案内しています。最新の説明は、国税庁の「個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について」で確認できます。

この七項目を、会計ソフトの摘要や証憑メモへそろえて入力します。会食なら参加者と打合せの目的、備品なら使用する案件や場所まで書けると、時間がたっても判断を再現できます。「領収書紛失」と書くだけでは、取引内容の説明にはなりません。

なお、消費税の仕入税額控除では、所得税の必要経費とは別に、帳簿と適格請求書等の保存が原則となります。少額特例などの例外に該当するかは事業者の状況と取引によって変わるため、単なる紛失メモで代用できると決めつけず、税務署または税理士へ確認してください。

会計ソフトには「資料の場所」まで残す

代替資料がそろったら、仕訳と資料を同じ番号で結び付けます。画像を添付できるソフトなら、カード明細だけでなく注文履歴も一緒に保存します。添付できない場合は、フォルダ名やファイル名を摘要へ記録し、帳簿から証拠へたどれるようにします。

おわりに

領収書が見つからないときは、あわてて経費から消す前に、再発行、決済記録、注文履歴、仕事との関係の順に確認します。見つからなかった事実をごまかすのではなく、残っている資料を正直にそろえることが大切です。

そもそも何が必要経費になるかは、フリーランスが経費にできるもの一覧と家事按分の考え方へ。保存期間は、帳簿と領収書は何年保存するかもあわせてご覧ください。

Xでも、お金と仕事の小さな確認手順を書いています。よかったら @tax_kiichan をのぞいてみてください。

※本記事は2026年9月時点の制度にもとづく一般的な情報提供です。必要経費への該当性や、所得税・消費税で必要な保存書類は取引内容と事業者の状況によって異なります。個別の税務判断は税務署または税理士にご相談ください。