電子帳簿保存法、個人事業主が最低限やること｜メールのPDFはどうする

こんにちは、税理士のきいちゃんです。

答えを先に書きます。個人事業主に義務があるのは、メールやWebサイトで受け取った請求書・領収書などを「データのまま残す」ことだけです。手渡しや郵送でもらった紙の領収書は、これまでどおり紙のまま保管して構いません。

実務でいちばん多い誤解が「全部スキャンしてデータにしないといけないんですよね」というもの。むしろ逆で、義務なのはもともとデータで届いたものだけです。

電子帳簿保存法は3つに分かれていて、義務は1つだけ

• 電子帳簿等保存（任意）：会計ソフトで作った帳簿や決算書を、印刷せずデータのまま保存する
• スキャナ保存（任意）：紙で受け取った領収書をスキャンしてデータで保存する
• 電子取引データ保存（義務）：データで受け取った・送った書類を、データのまま保存する

上の2つは「紙の代わりにデータでもいいですよ」という選択肢です。使わなくても、何のペナルティもありません。

問題は3つ目だけ。もともと電子データで受け取ったものは、以前は紙に印刷して保存すれば代用できました。この「紙に出力して保存する代わりの措置」が2022年1月に廃止され、さらに2023年12月末までは移行のための宥恕措置がありましたが、それも終了。2024年1月から、データはデータのまま残すことが本格的に求められています。

「電子取引」に当たるのは、こういうものです

• メールに添付されてきた請求書・領収書のPDF
• 通販サイトや各種サービスの管理画面からダウンロードした領収書
• クレジットカードや決済サービスの利用明細をデータで受け取ったもの
• 自分が取引先にメールで送った請求書（送った側の控えも対象です）
• ネットバンキングの取引明細、いわゆるペーパーレスFAXで届いた書類

これらを紙に印刷してファイルに綴じるのは自由です。ただし、印刷したから安心と思って元のPDFを消してしまうと、そこがアウトになります。データは残す。紙は好みで。この順番で覚えてください。

求められているのは「真実性」と「可視性」

真実性の確保は、あとから書き換えられないようにするための決まりで、次の4つのうちどれか1つを満たせば足ります。

1. タイムスタンプが付いた状態でデータを受け取る
2. 受け取ったあと、速やかにタイムスタンプを付ける
3. 訂正・削除の履歴が残る、または訂正・削除ができないシステムで授受・保存する
4. 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて、そのとおり運用する

費用ゼロで済むのは4番です。国税庁のサイトに事務処理規程のサンプル（個人事業者用）が公開されているので、屋号と氏名、適用開始日を入れて印刷し、手元に備え付けておく。そして書いたとおりに運用する。これで真実性の要件はクリアです（残る可視性については、次の項でお話しします）。ここでつまずく方がとても多いのですが、実質は紙1枚です。

可視性の確保は、ディスプレイやプリンタ、操作説明書を備え付けて、求められたときにすぐ画面表示・印刷できるようにしておくこと。そして「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索できるようにしておくことです。

いちばんラクなのは「年フォルダ＋ファイル名」方式

専用システムを買う必要はありません。年ごとにフォルダを1つ作り、ファイル名を「日付_取引先_金額」で統一するだけで、パソコンの検索窓から3項目とも探せます。

20260814_〇〇商事_110000.pdf

さらに緩和もあります。税務調査などでデータのダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、範囲を指定した検索や、2つ以上の項目を組み合わせた検索は不要。加えて、基準期間（個人事業主は前々年）の売上高が一定額以下の場合は、ダウンロードの求めに応じることを条件に、検索要件そのものが不要になります。2026年8月時点では5,000万円以下が基準ですが、金額や条件は改正で動くことがあるので、実際に適用する前に国税庁のページで最新の数字を確認してください。

つまり多くの個人事業主にとっては、フォルダに入れて名前を整えておく、これで実務上ほぼ足ります。

で、どう運用すればいいのか

大事なのは、完璧な形より続く形です。おすすめは月に一度、30分だけ時間をとって、メールの受信箱と使っているサービスの管理画面を回り、その月のPDFを集めてリネームし、年フォルダに入れる。これを月末の決まりごとにしてしまう方法。ためると必ず心が折れます。

もう1つは、会計ソフト側に証憑の保存機能があるならそこに寄せてしまう方法です。仕訳と書類が紐づくので、あとから探す手間が減ります。

紙の領収書をスキャンして、原本を捨ててもいいですか

スキャナ保存の要件を満たせば可能です。ただし解像度やカラー、入力期間、タイムスタンプなどの決まりがあり、片手間でやると要件を外しやすい領域です。義務ではないので、紙が大量にある方以外は無理に手を出さなくて大丈夫です。

うっかりデータを消してしまいました

保存できていなかったからといって、それだけで直ちに青色申告の承認が取り消されたり、経費が認められなくなったりするものではない、と国税庁も示しています。とはいえ支払いの証明が弱くなるのは確かなので、取引先に再発行を頼む、通帳やカード明細で裏づけを残す、といった手当てはしておきましょう。

おわりに

名前だけ聞くと身構えてしまう制度ですが、個人事業主がやることは「データで来たものはデータで残す」の一行に集約されます。今日フォルダを1つ作れば、もう半分は終わりです。年明けに慌てる自分を、ここで少し助けておきましょう。

お金まわりの小さな気づきは、X（@tax_kiichan）でも書いています。

※本記事は執筆時点（2026年8月）の制度にもとづく一般的な情報提供です。個別の税務判断は、税務署または税理士にご相談ください。